Le conventionnement école-association, sans dossier à reconstituer
Chaque année, l'école demande à ses associations les mêmes pièces avant de signer la convention. toGaether tient ce dossier à jour au fil de l'année : chaque pièce manquante ouvre directement le parcours qui la produit.
Un dossier par association, ouvert par l'école
L'établissement lance la campagne de conventionnement ; chaque association voit les pièces attendues et leur état, ligne par ligne.
Une pièce ne se dépose pas à la main dans le dossier : elle se crée par son parcours propre, qui la date, l'indexe et la range. La ligne « Statuts à jour » ouvre le générateur de statuts, « Attestation d'assurance » ouvre le téléversement.
Statuts en vigueur- Récépissé de déclaration
- Attestation d'assurance responsabilité civile
- Bureau complet et déclaré
- Dernier procès-verbal d'assemblée générale
Comment ça marche
Lancer
L'école ouvre la campagne de conventionnement.
Compléter
L'association produit les pièces qui manquent.
Signer
Les deux parties signent la convention.
Suivre
Une pièce échue repasse en attente.
La convention signée en ligne
Quand le dossier est complet, la convention part à la signature des représentants des deux parties et rejoint les archives de l'association et de l'école.
Ce que l'école voit d'un coup d'œil
Le service de la vie étudiante suit l'avancement de toutes les associations : dossiers complets, pièces en attente, conventions signées. Il relance moins et instruit plus vite.
Pourquoi le conventionnement compte pour une association
La convention fixe ce que l'école met à disposition de l'association : une salle, une boîte aux lettres, l'usage du nom de l'établissement, parfois une subvention de fonctionnement. Sans convention à jour, ces avantages restent suspendus, et une demande de subvention peut être écartée faute de pièce.
Tenir le dossier au fil de l'année plutôt que dans la semaine qui précède l'échéance évite aussi les versions contradictoires : les statuts transmis sont ceux qui sont en vigueur, le bureau déclaré est celui qui a été élu.
Questions fréquentes
L'association doit-elle déjà utiliser toGaether ?
Le conventionnement suppose que l'école et l'association soient rattachées sur la plateforme. Une association peut s'inscrire seule, puis rejoindre son établissement.
Que se passe-t-il si une pièce expire en cours d'année ?
Le suivi de conformité la signale : une attestation d'assurance échue ou un bureau incomplet repasse en attente dans le dossier.
La convention-type peut-elle être celle de l'école ?
Oui. L'établissement utilise son propre modèle ; le dossier rassemble les pièces que ce modèle exige.
Pour aller plus loin
Votre prochaine rentrée, sans tableur
Montrez-nous comment tourne votre association ou votre école : on vous montre ce que toGæther changerait, sur vos vrais cas.