Préparer l'assemblée générale et en garder la trace
L'assemblée générale annuelle est la formalité que les associations oublient le plus. Convocation, procès-verbal et échéance de la suivante vivent au même endroit, avec les autres documents de l'association.
De la convocation au procès-verbal
La convocation porte la date de la séance : c'est elle qui annonce l'AG à venir. Le procès-verbal, ordinaire ou extraordinaire, est généré à partir de l'ordre du jour et des décisions, puis signé et archivé.
Convocation datée de la séance- Procès-verbal d'AG ordinaire ou extraordinaire
- Feuille de présence
- Signature et archivage avec l'association
Comment ça marche
Convoquer
La convocation fixe la date de la séance.
Tenir
Ordre du jour, présents, décisions.
Rédiger
Le procès-verbal est généré puis signé.
Reporter
Le PV rejoint le dossier de l'école.
L'échéance de la suivante, calculée
La date de la dernière AG tenue sert de point de départ : le suivi de conformité signale l'approche de l'échéance annuelle, avant que l'école ou la banque ne réclame le dernier procès-verbal.
Une association créée en cours d'année compte son assemblée constitutive comme première AG tenue : elle n'apparaît pas en défaut pendant sa première année.
Une pièce que l'école attend
Le dernier procès-verbal d'AG fait partie du dossier de conventionnement et des demandes de subvention : il y est repris directement, sans nouveau dépôt.
Une AG qui passe le relais
L'assemblée générale est souvent le moment où le bureau change : rapport moral, rapport financier, vote du budget, élection des nouveaux dirigeants. Ce qui s'y décide doit survivre au départ de ceux qui l'ont organisée.
Le procès-verbal signé, la composition du nouveau bureau et les comptes approuvés restent attachés à l'association. Le bureau suivant retrouve la dernière AG, ses décisions et la date de la prochaine sans fouiller une boîte mail.
Questions fréquentes
Une AG est-elle obligatoire chaque année ?
La loi 1901 laisse l'association en décider dans ses statuts ; la plupart prévoient une assemblée générale ordinaire annuelle, et l'école la demande souvent pour conventionner.
Peut-on tenir une AG extraordinaire ?
Oui. Le procès-verbal d'AG extraordinaire sert aux décisions qui modifient les statuts ou engagent l'association au-delà de la gestion courante.
Le procès-verbal remplace-t-il le registre spécial ?
Non. Les changements de statuts et de dirigeants décidés en AG se reportent aussi au registre spécial, que toGaether tient avec les autres documents légaux.
Pour aller plus loin
Votre prochaine rentrée, sans tableur
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