Modèle de procès-verbal d'assemblée générale d'association
Trame complète de procès-verbal d'assemblée générale, mentions utiles, feuille de présence, et déclaration des nouveaux dirigeants dans les trois mois.
L'assemblée générale s'est bien passée, le nouveau bureau est élu, tout le monde est rentré. Trois semaines plus tard, la banque demande le procès-verbal, et personne ne sait qui devait l'écrire. Voici un modèle de procès-verbal d'assemblée générale d'association, à compléter le soir même.
[Nom de l'association] — Association régie par la loi du 1er juillet 1901 — Siège : [adresse] — RNA : [numéro]
Procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire du [date]
Le [date], à [heure], les membres de l'association [nom] se sont réunis en assemblée générale ordinaire à [lieu], sur convocation du président adressée par [courrier électronique] le [date], conformément à l'article [numéro] des statuts.
Il a été établi une feuille de présence, signée par chaque membre présent en son nom et, le cas échéant, au nom des membres qu'il représente.
L'association compte [nombre] membres ayant le droit de vote. [Nombre] sont présents et [nombre] représentés, soit [nombre] voix.
À quoi sert le procès-verbal
Le procès-verbal est le document qui prouve ce que l'assemblée a décidé. La loi du 1er juillet 1901 n'en fixe ni la forme ni le contenu ; ce sont les statuts qui, le plus souvent, en prévoient la rédaction. Dans les faits, il est demandé partout :
- par la banque, pour changer les signataires du compte ;
- pour déclarer le changement de dirigeants ou la modification des statuts ;
- par l'école, pour mettre à jour le dossier de l'association ;
- par un financeur, à l'appui d'une demande de subvention ;
- par le bureau suivant, pour savoir ce qui a été voté et pourquoi.
Les mentions utiles
Aucune mention n'est imposée par la loi de 1901. Un procès-verbal solide permet de vérifier trois choses : l'assemblée a été régulièrement convoquée, elle pouvait valablement délibérer, et chaque décision a obtenu la majorité requise. Il contient donc :
- le nom de l'association et l'adresse de son siège ;
- la nature de l'assemblée (ordinaire, extraordinaire, constitutive), sa date, son heure et son lieu ;
- le mode et la date de convocation ;
- le nombre de membres ayant le droit de vote, de présents et de représentés, et le quorum exigé par les statuts ;
- le nom du président et du secrétaire de séance ;
- l'ordre du jour ;
- pour chaque point : un résumé bref des échanges, le texte de la résolution et le résultat chiffré du vote ;
- l'identité complète des personnes élues et leur fonction ;
- l'heure de clôture, la date de rédaction et les signatures.
Modèle de procès-verbal d'assemblée générale
Les passages entre crochets sont à compléter.
[Nom de l'association]
Association régie par la loi du 1er juillet 1901 — Siège : [adresse] — RNA : [numéro]Procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire du [date]
Le [date], à [heure], les membres de l'association [nom] se sont réunis en assemblée générale ordinaire à [lieu], sur convocation du président adressée par [courrier électronique] le [date], conformément à l'article [numéro] des statuts.
Il a été établi une feuille de présence, signée par chaque membre présent en son nom et, le cas échéant, au nom des membres qu'il représente. Elle est annexée au présent procès-verbal, avec les pouvoirs.
L'association compte [nombre] membres ayant le droit de vote. [Nombre] sont présents et [nombre] représentés, soit [nombre] voix. Le quorum de [fraction] prévu par les statuts, soit [nombre] membres, est atteint : l'assemblée peut valablement délibérer.
L'assemblée est présidée par [nom, prénom], en qualité de [fonction]. [Nom, prénom] est désigné(e) secrétaire de séance.
Ordre du jour
- Rapport moral
- Rapport financier et approbation des comptes de l'exercice [année]
- Élection du bureau
- Questions diverses
1. Rapport moral. Le président présente le rapport moral de l'exercice. [Deux ou trois phrases de résumé.]
Première résolution : l'assemblée générale approuve le rapport moral.
Pour : [nombre] — Contre : [nombre] — Abstentions : [nombre]. La résolution est adoptée.2. Rapport financier. Le trésorier présente les comptes de l'exercice clos le [date] : [montant] € de recettes, [montant] € de dépenses, soit un résultat de [montant] €.
Deuxième résolution : l'assemblée générale approuve les comptes de l'exercice et donne quitus au trésorier pour sa gestion.
Pour : [nombre] — Contre : [nombre] — Abstentions : [nombre]. La résolution est adoptée.3. Élection du bureau. Se sont portés candidats : [noms]. Le vote a lieu à bulletin secret. Sont élus pour un mandat de [durée] :
— Président(e) : [nom, prénom], [nombre] voix ;
— Secrétaire : [nom, prénom], [nombre] voix ;
— Trésorier(ère) : [nom, prénom], [nombre] voix.
Le nouveau bureau entre en fonction le [date].4. Questions diverses. [Résumé, sans vote.]
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].
Fait à [lieu], le [date].
Le président de séance — [nom, signature] / Le secrétaire de séance — [nom, signature]
Pour une assemblée extraordinaire, la trame est la même : citez l'article des statuts qui fixe le quorum et la majorité renforcés, et reproduisez chaque article modifié, dans son ancienne et sa nouvelle rédaction.
La feuille de présence
La loi de 1901 n'impose pas de feuille de présence. Sans elle, il est impossible de prouver que le quorum était atteint. Elle se prépare avant l'assemblée, à partir de la liste des membres ayant le droit de vote.
| Nom et prénom | Présent | Représenté par | Signature |
|---|---|---|---|
| [Membre 1] | Oui | — | [signature] |
| [Membre 2] | Non | [Membre 1] | [signature du mandataire] |
| [Membre 3] | Oui | — | [signature] |
En tête : le nom de l'association, la nature et la date de l'assemblée. En pied : les totaux, et la signature du président et du secrétaire de séance. Agrafez-y les pouvoirs écrits : un pouvoir donné oralement ne se prouve pas.
Un exemple rempli
L'association compte 86 membres à jour de cotisation. Les statuts exigent un quorum d'un quart, soit 22 membres, et la majorité des suffrages exprimés.
L'association compte 86 membres ayant le droit de vote. 31 sont présents et 7 représentés, soit 38 voix. Le quorum d'un quart prévu par l'article 8 des statuts, soit 22 membres, est atteint.
Deuxième résolution : l'assemblée générale approuve les comptes de l'exercice clos le 31 août 2026, qui font apparaître 14 320 € de recettes et 13 870 € de dépenses, soit un excédent de 450 €.
Pour : 33 — Contre : 2 — Abstentions : 3. La résolution est adoptée.
Le lecteur peut tout vérifier : 31 + 7 = 38 voix ; 33 + 2 + 3 = 38 ; 35 suffrages exprimés, donc une majorité à 18. Écrire seulement « les comptes sont approuvés à la majorité » ne prouve rien de cela.
Rédiger, signer, conserver
Qui rédige ? Le secrétaire de séance, à partir de ses notes. Désignez-le en ouvrant la séance, et non à la fin.
Quand ? Dans la semaine.
Qui signe ? Ce que prévoient les statuts ; à défaut, le président et le secrétaire de séance. Si l'assemblée a élu un nouveau président, c'est bien celui qui a présidé la séance qui signe.
Quel style ? Factuel : le procès-verbal résume les échanges et reproduit exactement les décisions.
Où le garder ? Avec les statuts, pendant toute la vie de l'association : aucune durée n'est fixée par la loi de 1901, et un procès-verbal ancien peut être demandé des années plus tard. Conservez l'original signé et une copie numérique, feuille de présence et pouvoirs compris. C'est l'une des premières pièces à transmettre lors de la passation de bureau.
Déclarer les changements de dirigeants dans les trois mois
Un procès-verbal rangé dans un classeur ne suffit pas. L'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 oblige l'association à faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans son administration, ainsi que toutes les modifications apportées à ses statuts. La déclaration se fait en ligne ou auprès du greffe des associations du département du siège.
Le même article précise que ces changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils ont été déclarés. Tant que la déclaration n'est pas faite, les anciens dirigeants restent, pour la banque, l'école ou un fournisseur, les responsables de l'association. Le défaut de déclaration est en outre sanctionné par une amende (article 8 de la même loi).
Le procès-verbal, ou un extrait signé, est la pièce centrale de cette déclaration. Recueillez le soir de l'assemblée, pour chaque dirigeant élu, les informations d'état civil que le formulaire demande.
Avant de signer : la liste de contrôle
- la date et le mode de convocation sont mentionnés, avec l'article des statuts ;
- le nombre de membres votants, de présents et de représentés est indiqué ;
- le quorum exigé et le quorum atteint sont chiffrés ;
- chaque résolution est reproduite mot pour mot ;
- chaque vote est détaillé : pour, contre, abstentions, et le total correspond au nombre de voix ;
- les élus sont identifiés par leur nom, leur prénom et leur fonction ;
- la feuille de présence et les pouvoirs sont annexés ;
- la déclaration des changements est planifiée.
Questions fréquentes
Le procès-verbal d'assemblée générale est-il obligatoire ?
La loi de 1901 ne l'impose pas expressément ; les statuts le prévoient presque toujours. Sans lui, l'association ne peut ni prouver ses décisions, ni déclarer un changement de dirigeants, ni mettre à jour ses signataires bancaires. Il est indispensable.
Qui doit signer le procès-verbal ?
Les personnes que les statuts désignent. À défaut de précision, le président et le secrétaire de séance. Les membres présents ne signent pas le procès-verbal : ils signent la feuille de présence.
Peut-on corriger un procès-verbal après coup ?
Une erreur matérielle, comme un nom mal orthographié ou un total faux, se corrige par un rectificatif daté et signé par les mêmes personnes, conservé avec l'original. On ne modifie jamais le sens d'une décision : il faut la soumettre de nouveau à une assemblée.
Avec toGaether
Dans toGaether, le procès-verbal et les statuts se rangent dans les documents de l'association, la liste des membres et de leurs cotisations indique qui pouvait voter, et les rôles du nouveau bureau s'attribuent sans perdre l'historique du précédent. Pour la préparation de la séance elle-même, lisez organiser l'assemblée générale de son association.
Ce modèle donne une trame générale ; les mentions et les signatures exigées sont d'abord celles que prévoient vos statuts.
