Chaque année, une association étudiante change presque entièrement de bureau. C'est sa force — des idées neuves tous les ans — et son point faible : tout ce qui n'a pas été transmis disparaît avec ceux qui partent. Mots de passe, contacts des prestataires, contrat de la salle, raison de ce prélèvement mensuel… Une bonne passation se prépare comme un événement, avec une liste.
1. Élire le nouveau bureau dans les règles
Le nouveau bureau est désigné selon les statuts : le plus souvent en assemblée générale, parfois par le conseil d'administration. Respectez la procédure prévue (convocation, quorum, vote) et rédigez un procès-verbal qui nomme les nouveaux dirigeants et leurs fonctions. Ce document servira pour la préfecture et pour la banque.
2. Déclarer les nouveaux dirigeants
Le changement de personnes chargées de l'administration doit être déclaré dans les trois mois, en ligne sur le service public dédié aux associations ou auprès du greffe des associations. C'est gratuit. Sans cette déclaration, ce sont les anciens dirigeants qui restent officiellement responsables de l'association.
Profitez-en pour mettre à jour le registre spécial où l'association consigne les changements de dirigeants et les modifications de statuts.
3. Transférer la banque
C'est l'étape la plus souvent oubliée, et la plus bloquante. Avec le procès-verbal d'élection, rendez-vous à la banque pour :
- ajouter les nouveaux signataires et retirer les anciens ;
- récupérer ou faire annuler les cartes et les accès en ligne des sortants ;
- mettre à jour les procurations.
Tant que ce n'est pas fait, le nouveau trésorier ne peut rien payer, et l'ancien peut encore tout faire.
4. Reprendre la main sur les accès
Faites la liste de tous les comptes de l'association et changez-en les propriétaires :
- messagerie et adresse de contact ;
- réseaux sociaux et site ;
- espace de stockage partagé ;
- compte HelloAsso et autres plateformes de paiement ;
- abonnements et logiciels.
Règle d'or : aucun compte au nom personnel d'un membre. Un compte rattaché à l'adresse d'un étudiant diplômé est un compte perdu.
5. Transmettre les archives
Rassemblez en un seul endroit, accessible au bureau suivant :
- statuts, récépissés de déclaration, procès-verbaux ;
- contrats en cours (salles, prestataires, sponsors), conventions avec l'école ;
- attestations d'assurance ;
- comptes des exercices précédents et justificatifs ;
- dossiers de subvention et leurs bilans.
6. Transmettre ce qui n'est écrit nulle part
Le plus précieux est rarement dans un fichier : le calendrier type de l'année, les contacts qui répondent vraiment à l'école et chez les prestataires, ce qui a raté l'an dernier et pourquoi. Écrivez un document de passation par poste, et prévoyez une période de tuilage de quelques semaines où anciens et nouveaux travaillent ensemble.
Le trésorier sortant : clôturer avant de partir
Le trésorier sortant présente les comptes de son mandat, fait approuver l'exercice et remet à son successeur la situation exacte : solde bancaire, caisse, factures en attente, notes de frais non remboursées, subventions à justifier. Voir tenir la trésorerie d'un BDE.
Ce que toGaether garde pour vous
Sur toGaether, les données appartiennent à l'association, pas aux personnes qui l'animent. Quand le bureau change, les nouveaux membres reçoivent leurs rôles et retrouvent tout : trésorerie et justificatifs, membres et cotisations, événements passés, documents légaux et conventions. Les rôles des sortants se retirent sans rien perdre de l'historique.
Cet article donne des repères généraux ; les règles exactes dépendent de vos statuts.
