Le trésorier d'un BDE manie souvent plus d'argent que n'importe quel autre étudiant du campus : cotisations, billetterie du gala, sponsors, subvention de l'école. Et il le fait en parallèle de ses cours, pour un mandat d'un an. Les règles ci-dessous ne sont pas là pour faire joli : ce sont celles qui évitent le trou inexpliqué en fin d'année et la passation impossible.
Un compte, et un seul
Tout ce qui entre et tout ce qui sort passe par le compte bancaire de l'association. Jamais par le compte personnel d'un membre, même « juste pour avancer » un paiement. Un virement qui transite par un compte privé ne se justifie plus six mois plus tard, et c'est la première chose qu'un contrôle ou une école regardera.
Limitez aussi les espèces. Une caisse de soirée est parfois inévitable ; comptez-la à deux, notez le montant, et déposez-la en banque rapidement.
Une pièce pour chaque ligne
Chaque mouvement bancaire doit pouvoir être relié à un justificatif : facture, ticket, contrat, reçu de cotisation. La règle la plus simple : pas de justificatif, pas de remboursement.
Pour les dépenses avancées par un membre, utilisez une note de frais : qui a payé, quoi, pourquoi, avec le ticket joint, validée par une autre personne que celle qui se fait rembourser. Ce principe de séparation — celui qui décide n'est pas celui qui paie, celui qui dépense n'est pas celui qui valide — protège autant le trésorier que l'association.
Conservez ces pièces plusieurs années après la clôture de l'exercice. Dix ans est une règle prudente, et c'est d'autant plus simple si elles sont numérisées au fil de l'eau plutôt que retrouvées en fin d'année.
Un budget voté, puis suivi
En début de mandat, construisez un budget prévisionnel : les grandes recettes (cotisations, billetterie, sponsors, subvention) et les grandes dépenses (événements, matériel, assurance, frais bancaires). Faites-le approuver par le bureau ou l'assemblée générale selon vos statuts.
Ensuite, comparez régulièrement le réalisé au prévu, poste par poste. L'intérêt n'est pas de coller au centime : c'est de voir en novembre que le WEI a coûté 30 % de plus que prévu, et pas en juin.
Rapprocher la banque chaque mois
Une fois par mois, vérifiez que chaque ligne du relevé bancaire correspond à une écriture de votre suivi, et inversement. Ce rapprochement bancaire est la tâche la plus négligée et la plus utile : un chèque jamais encaissé, un prélèvement oublié, un virement en double se repèrent en dix minutes quand on s'y tient, et en dix heures en fin d'année.
Quel niveau de comptabilité ?
La loi n'impose pas de comptabilité en partie double à toutes les associations. Pour la plupart des associations étudiantes, une comptabilité de trésorerie bien tenue (recettes et dépenses, classées par catégorie, avec leurs pièces) suffit. Les obligations se renforcent dans certains cas — notamment au-delà de certains montants de subventions publiques ou de dons, ou en cas d'activité commerciale — : l'association doit alors établir des comptes annuels selon le plan comptable des associations.
Renseignez-vous aussi auprès de votre école : beaucoup demandent des comptes présentés d'une certaine façon pour verser ou renouveler une subvention.
Clôturer et rendre des comptes
À la fin de l'exercice, le trésorier présente les comptes à l'assemblée générale, qui les approuve. Préparez :
- le compte de résultat (ce qui a été gagné et dépensé sur l'année, par catégorie) ;
- la situation de trésorerie (ce qu'il y a sur le compte et en caisse) ;
- l'écart avec le budget voté, expliqué en quelques lignes.
C'est aussi ce dossier qui sert de base à la passation : le trésorier suivant hérite de chiffres qu'il comprend.
Ce que toGaether automatise
Dans toGaether, la trésorerie de l'association suit ces principes par construction : les notes de frais sont déposées avec leur justificatif et validées par un autre membre, les recettes de la billetterie HelloAsso et des cotisations arrivent déjà catégorisées, le budget se compare au réalisé, et l'export FEC fournit un fichier comptable standard à qui en a besoin. L'historique reste attaché à l'association d'un mandat à l'autre.
À lire ensuite : demander une subvention à son école.
Cet article donne des repères généraux ; il ne remplace pas l'avis d'un expert-comptable pour une situation particulière.
