Les mots de la vie associative
BDE, quitus, registre spécial, CVEC, abandon de frais : les termes que croise tout bureau d'association étudiante, définis simplement.
A
- Abandon de frais
- Renonciation d'un bénévole au remboursement d'une dépense qu'il a engagée pour l'association. Constaté par écrit et justifié, il est traité comme un don et peut ouvrir droit à la réduction d'impôt prévue à l'article 200 du code général des impôts, si l'association est éligible.
Rembourser les notes de frais - Assemblée générale (AG)
- Réunion de l'ensemble des membres d'une association. Elle approuve les comptes, vote le budget et élit les dirigeants. La loi de 1901 n'en fixe ni la fréquence ni le quorum : ce sont les statuts qui les déterminent. L'assemblée ordinaire traite la gestion courante, l'assemblée extraordinaire les décisions graves comme la modification des statuts ou la dissolution.
Organiser l'assemblée générale - Association loi 1901
- Convention par laquelle au moins deux personnes mettent en commun leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices (loi du 1er juillet 1901). Une fois déclarée en préfecture et publiée au Journal officiel, elle acquiert la personnalité morale : elle peut ouvrir un compte bancaire, signer des contrats et recevoir des subventions.
Créer une association étudiante
B
- BDA (bureau des arts)
- Association étudiante qui anime la vie culturelle et artistique d'un établissement : spectacles, concerts, ateliers, sorties. Elle fonctionne comme toute association loi 1901, avec ses membres, son budget et son bureau.
Le logiciel des BDE, BDS et BDA - BDE (bureau des étudiants)
- Association étudiante qui organise la vie de campus d'un établissement : intégration, soirées, gala, services aux étudiants. Le BDE est le plus souvent une association loi 1901, élue chaque année par les étudiants, et l'interlocuteur principal de l'école pour la vie associative.
Le logiciel des BDE, BDS et BDA - BDS (bureau des sports)
- Association étudiante chargée de la pratique sportive dans un établissement : équipes, entraînements, compétitions universitaires, événements sportifs. Elle gère notamment les licences et les déplacements.
Le logiciel des BDE, BDS et BDA - Bureau
- Organe qui dirige l'association au quotidien. Il réunit en général un président, un trésorier et un secrétaire, parfois des vice-présidents et des responsables de pôle. Sa composition et ses pouvoirs sont fixés par les statuts, non par la loi.
Gérer les membres et le bureau
C
- Convention de partenariat
- Contrat entre une association et une entreprise ou un établissement, qui précise ce que chacun apporte et reçoit : somme versée, visibilité accordée, durée, conditions de résiliation. Elle distingue en particulier le mécénat du parrainage, dont le traitement fiscal diffère.
Trouver des sponsors et signer une convention - Cotisation
- Somme versée par un membre pour adhérer à l'association, selon le montant et la périodicité prévus par les statuts ou votés en assemblée générale. Elle n'est pas obligatoire en droit : une association peut choisir l'adhésion gratuite.
Adhésions et cotisations en ligne - CVEC
- Contribution de vie étudiante et de campus, acquittée chaque année par les étudiants en formation initiale avant leur inscription. Son produit finance l'accompagnement social, sanitaire, culturel et sportif des étudiants ; une partie soutient les projets des associations étudiantes, selon les modalités de chaque établissement.
Demander une subvention à son école
F
- FEC (fichier des écritures comptables)
- Fichier normalisé qui reprend l'ensemble des écritures d'un exercice. C'est le format d'échange attendu par les experts-comptables et, pour les structures qui y sont soumises, par l'administration fiscale en cas de contrôle.
La trésorerie des associations étudiantes - FSDIE
- Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes. Dans les universités, il finance des projets portés par des associations étudiantes ainsi que des aides sociales, après examen des dossiers par une commission.
Piloter les subventions d'une école
M
- Mécénat
- Soutien apporté sans contrepartie directe par une entreprise ou un particulier à une œuvre d'intérêt général. Il ouvre droit, pour le donateur, à une réduction d'impôt (article 238 bis du code général des impôts pour les entreprises) lorsque l'association remplit les conditions d'éligibilité.
Mécénat ou parrainage : choisir
N
- Note de frais
- Demande de remboursement d'une dépense avancée par un membre pour le compte de l'association. Elle n'est remboursable que sur présentation d'un justificatif et après validation par une personne habilitée, distincte de celle qui a dépensé.
Gérer les notes de frais
P
- Parrainage (sponsoring)
- Soutien apporté par une entreprise en échange d'une contrepartie publicitaire proportionnée : logo, stand, prise de parole. C'est une prestation commerciale, à la différence du mécénat, et elle se formalise par une convention.
Trouver des sponsors et signer une convention - Passation
- Transmission des responsabilités d'un bureau à son successeur : comptes, accès bancaires, archives, contrats, identifiants. Elle s'accompagne de la déclaration des nouveaux dirigeants au greffe des associations, à faire dans les trois mois (article 5 de la loi de 1901).
Réussir la passation de bureau - Procès-verbal (PV)
- Compte rendu écrit d'une assemblée générale ou d'une réunion de bureau : date, présents, ordre du jour, résolutions et résultats des votes. Signé par le président et le secrétaire, c'est la preuve des décisions prises, demandée par les banques comme par la préfecture.
Statuts, PV et documents légaux
Q
- Quitus
- Vote par lequel l'assemblée générale approuve la gestion des dirigeants pour l'exercice écoulé. Il porte sur ce qui a été présenté aux membres : il ne couvre pas des faits qui leur auraient été cachés.
Organiser l'assemblée générale
R
- Registre spécial
- Registre dans lequel une association consigne les modifications de ses statuts et les changements de ses dirigeants. Il garde la mémoire juridique de l'association d'un mandat à l'autre.
Statuts, PV et documents légaux - RNA (numéro)
- Numéro d'inscription au répertoire national des associations, attribué lors de la déclaration en préfecture. Il commence par la lettre W suivie de neuf chiffres et identifie l'association dans ses démarches administratives.
Créer une association étudiante
S
- SIRET d'une association
- Numéro d'identification attribué par l'INSEE. Une association doit en demander un lorsqu'elle sollicite une subvention publique, emploie des salariés ou exerce une activité soumise à impôt.
Demander une subvention à son école - SSO (connexion unique)
- Mécanisme qui permet de se connecter à plusieurs services avec un seul compte, ici celui de l'établissement. Il repose sur des protocoles standard, SAML 2.0 ou OpenID Connect, et évite aux étudiants un mot de passe supplémentaire.
Le SSO établissement - Statuts
- Texte fondateur de l'association : nom, objet, siège, conditions d'adhésion, organes de direction, règles de vote, modification et dissolution. La loi de 1901 laisse une grande liberté de rédaction ; les statuts font ensuite loi entre les membres.
Statuts, PV et documents légaux - Subvention
- Aide accordée par un établissement ou une collectivité à une association pour un projet ou pour son fonctionnement. Au-delà de 23 000 euros par an, une subvention d'une autorité administrative impose la signature d'une convention (article 10 de la loi du 12 avril 2000).
Gérer les subventions
W
- WEI (week-end d'intégration)
- Séjour organisé en début d'année par une association étudiante pour accueillir les nouveaux. C'est l'événement le plus exposé de l'année : transport, hébergement, alcool et prévention du bizutage, qui est un délit (articles 225-16-1 et suivants du code pénal).
Organiser un WEI sans dérapage
Votre prochaine rentrée, sans tableur
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