Un membre avance le prix des courses pour la soirée, un autre paie l'essence du déplacement, un troisième achète le matériel de l'atelier. Chaque fois, c'est l'association qui doit rembourser. Sans procédure claire, les tickets se perdent, les remboursements traînent, et le trésorier finit par ne plus savoir ce qui a été payé.
Ce qui se rembourse (et ce qui ne se rembourse pas)
Se remboursent les dépenses engagées pour l'association : achats pour un événement, transport d'une mission, matériel. Fixez les règles une fois, en bureau, et faites-les connaître :
- qui peut engager une dépense, et jusqu'à quel montant sans accord préalable ;
- les dépenses exclues (repas personnels, alcool hors événement, etc.) ;
- le délai pour déposer une note de frais après la dépense ;
- le barème pour les déplacements en voiture personnelle, si vous en utilisez un.
Le justificatif, toujours
Pas de justificatif, pas de remboursement. Un ticket de caisse ou une facture, lisible, avec la date, le fournisseur et le montant. Le plus simple : le photographier tout de suite, avant qu'il ne s'efface ou se perde au fond d'une poche.
Valider à deux
La règle la plus importante : la personne qui demande le remboursement n'est pas celle qui le valide. Le trésorier ne valide pas ses propres notes de frais ; c'est le président ou un autre membre du bureau qui s'en charge. Ce principe protège tout le monde, à commencer par le trésorier.
Pour chaque note, vérifiez :
- que la dépense entre dans les règles fixées ;
- que le justificatif correspond au montant demandé ;
- qu'elle n'a pas déjà été remboursée.
Payer vite, tracer tout
Remboursez par virement, depuis le compte de l'association, avec une référence qui permet de retrouver la note. Évitez les remboursements en espèces. Un remboursement rapide, c'est un membre qui avancera de nouveau la prochaine fois.
Chaque note de frais, son justificatif et son virement doivent pouvoir être retrouvés ensemble, lors de la clôture des comptes comme lors de la passation au trésorier suivant.
Renoncer au remboursement : le don à l'association
Un bénévole peut choisir de ne pas se faire rembourser et de laisser la somme à l'association. Si l'association est d'intérêt général, cet abandon de frais est traité comme un don : le bénévole bénéficie d'une réduction d'impôt de 66 % du montant, dans la limite de 20 % de son revenu imposable.
Conditions :
- les frais ont été engagés pour l'activité de l'association et sont justifiés ;
- ils sont inscrits dans les comptes de l'association ;
- le bénévole renonce expressément au remboursement, par écrit sur la note de frais ;
- l'association lui délivre un reçu fiscal.
Toutes les associations étudiantes ne sont pas d'intérêt général : vérifiez-le avant de délivrer un reçu fiscal.
Avec toGaether
Dans toGaether, le membre dépose sa note de frais avec la photo du justificatif ; le montant et la date peuvent être lus automatiquement sur le ticket. La note est validée par un autre membre du bureau que son auteur : l'application refuse qu'un trésorier approuve sa propre note. Le remboursement est tracé jusqu'au virement, et la renonciation au remboursement s'enregistre sur la note.
Pour la vue d'ensemble, lisez tenir la trésorerie d'un BDE.
Cet article donne des repères généraux ; les règles de remboursement de votre association sont celles que fixe votre bureau.
