Organiser un événement étudiant, de l'inscription au bilan
Gala, week-end d'intégration, soirée ou conférence : un seul espace pour ouvrir les inscriptions, vendre les billets, contrôler les entrées et rendre des comptes.
Un événement étudiant sans tableur
Un événement mobilise la moitié du bureau pendant des semaines, et son organisation tient souvent dans une demi-douzaine de fichiers partagés. toGaether réunit le déroulé au même endroit : la fiche de l'événement, les inscrits, la billetterie, les entrées et les dépenses.
Inscriptions en ligne et liste d'attente- Billetterie HelloAsso, tarifs et quotas
- QR code à l'entrée, validation hors ligne
- Relevé de l'événement et bilan en un clic
Comment ça marche
Annoncer
La fiche de l'événement et l'ouverture des inscriptions.
Remplir
Billetterie, liste d'attente, transport et hébergement.
Accueillir
Contrôle des entrées et décompte des présents.
Rendre compte
Le relevé et le bilan pour le bureau et l'école.
WEI et gala : les grands événements
Les événements à forts enjeux demandent davantage : transport, hébergement, prestataires. Les modules dédiés suivent les groupes de transport, la répartition des chambres et les échéances de facturation des fournisseurs.
Un événement peut être porté par plusieurs associations, avec une répartition des coûts convenue à l'avance.
Un bilan que l'école peut lire
À la clôture, le relevé reprend les recettes, les dépenses et la fréquentation. C'est la pièce qui manque le plus souvent aux dossiers de subvention, et celle qui permet au bureau suivant de préparer l'édition d'après avec des chiffres plutôt que des souvenirs.
Avant, pendant, après : ce que l'outil prend en charge
Avant : la fiche de l'événement, les inscriptions, la mise en vente, la communication auprès des étudiants du campus. Pendant : le contrôle des entrées et le décompte des présents. Après : le relevé, les notes de frais des organisateurs et le bilan transmis au bureau et à l'école.
Chaque étape alimente la suivante. Les inscrits deviennent des billets, les billets des entrées, les entrées et les dépenses un bilan : aucune donnée n'est recopiée d'un fichier à l'autre.
Questions fréquentes
Peut-on organiser un événement gratuit ?
Oui. Les inscriptions en ligne et le contrôle des entrées fonctionnent avec ou sans billetterie payante.
Les étudiants doivent-ils installer une application ?
Ils retrouvent leurs événements et leurs billets dans l'application mobile toGaether ou sur le site, avec leur compte.
Comment préparer un week-end d'intégration en sécurité ?
Le logiciel organise la logistique ; la prévention reste l'affaire du bureau. Notre guide du WEI détaille le cadre légal du bizutage, l'alcool, le transport et le plan d'urgence.
Pour aller plus loin
Votre prochaine rentrée, sans tableur
Montrez-nous comment tourne votre association ou votre école : on vous montre ce que toGæther changerait, sur vos vrais cas.