Gérer les subventions des associations étudiantes
L'association dépose sa demande, l'établissement l'instruit avec les comptes sous les yeux, le versement est suivi et le bilan d'utilisation revient au même endroit.
Côté association : une demande de subvention qui passe
Une demande solide repose sur un budget prévisionnel, un objectif clair et les pièces attendues. L'association dépose son dossier auprès de l'école depuis son espace et suit son avancement, au lieu d'attendre une réponse par courriel.
Demande déposée en ligne auprès de l'établissement- Budget prévisionnel et pièces jointes
- Suivi du versement dans la trésorerie
- Bilan d'utilisation rattaché à la subvention
Comment ça marche
Déposer
L'association joint son budget prévisionnel et ses pièces.
Instruire
L'école examine le dossier avec les indicateurs de l'association.
Verser
Le versement est suivi dans la trésorerie.
Justifier
Le bilan d'utilisation revient au même endroit.
Côté école : une enveloppe répartie de manière traçable
Le service de la vie étudiante instruit les demandes avec les indicateurs de chaque association : solde, conformité, événements passés. La répartition de l'enveloppe se décide sur des éléments comparables d'une association à l'autre.
Chaque versement est tracé, chaque bilan attendu est relancé. La commission dispose d'une vue consolidée de ce qui a été accordé, versé et justifié.
Un lien direct avec la conformité
Subventionner une association dont l'assemblée générale n'a pas été tenue expose l'établissement. Le suivi de conformité loi 1901 accompagne chaque dossier : l'école sait ce qu'elle finance.
Ce que change un circuit de subvention outillé
Sans outil, une campagne de subventions tient dans des courriels, des tableurs et des pièces jointes qu'il faut réclamer une à une. Les critères sont rarement écrits, les décisions difficilement comparables d'une année sur l'autre.
Avec un circuit commun, les associations savent ce qui est attendu et où en est leur dossier ; l'établissement garde la trace de chaque décision et peut rendre compte de l'emploi de l'enveloppe, association par association.
Questions fréquentes
L'outil est-il réservé aux écoles ?
Le dépôt de demande est gratuit pour l'association. L'instruction et le pilotage consolidé relèvent de l'offre établissement, sur devis.
Une convention est-elle nécessaire entre l'école et l'association ?
Elle est fortement recommandée, et obligatoire au-delà d'un certain montant de subvention publique. Notre guide de la convention école–association en détaille le contenu.
Peut-on suivre la CVEC ou d'autres financements ?
Les subventions accordées par l'établissement sont suivies dans l'outil, quelle que soit leur origine budgétaire. Parlons de votre circuit de financement lors d'une démonstration.
Pour aller plus loin
Votre prochaine rentrée, sans tableur
Montrez-nous comment tourne votre association ou votre école : on vous montre ce que toGæther changerait, sur vos vrais cas.