L'assemblée générale est le moment où l'association rend des comptes à ses membres : on y approuve les comptes, on vote les grandes décisions, on élit souvent le bureau. Mal préparée, elle peut être contestée, et ses décisions avec elle. Bien préparée, elle dure une heure et laisse une trace claire.
Ce que la loi impose… et ce qu'elle laisse aux statuts
La loi du 1er juillet 1901 ne dit presque rien de l'assemblée générale. Elle n'oblige pas une association à en tenir une, et elle ne fixe ni délai de convocation, ni quorum, ni majorité. Tout cela relève des statuts, et, s'il existe, du règlement intérieur.
C'est donc là qu'il faut commencer : relisez les articles des statuts consacrés à l'assemblée générale avant de fixer la date. Ils disent qui convoque, comment, combien de temps à l'avance, qui peut voter, et à quelle majorité. Une assemblée tenue en dehors de ces règles est fragile, même si tout le monde était d'accord ce jour-là.
Convoquer : délais, destinataires, ordre du jour
Une convocation solide contient :
- la date, l'heure et le lieu (ou le lien, si l'assemblée se tient à distance et que les statuts le permettent) ;
- l'ordre du jour, point par point : on ne peut valablement voter que sur ce qui y figure ;
- les documents utiles : rapport moral, comptes de l'exercice, budget prévisionnel, liste des candidats si une élection est prévue ;
- les modalités de procuration, si les statuts l'autorisent.
Envoyez-la à tous les membres qui ont le droit de vote, dans le délai prévu par les statuts, et gardez la preuve de l'envoi. Un membre oublié peut contester l'assemblée.
Quorum et majorités : vérifier avant d'ouvrir la séance
Si les statuts prévoient un quorum, comptez les présents et les représentés avant d'ouvrir la séance, à partir d'une feuille d'émargement. Sans quorum, l'assemblée ne peut pas délibérer : les statuts prévoient généralement une seconde convocation, souvent sans condition de quorum.
Vérifiez aussi la majorité requise pour chaque vote : simple pour l'approbation des comptes le plus souvent, renforcée pour modifier les statuts ou dissoudre l'association.
Voter : à main levée, à bulletin secret, à distance
Le mode de vote dépend, là encore, des statuts. Deux usages simples :
- à main levée pour les décisions courantes (approbation des comptes, du budget) ;
- à bulletin secret pour les élections de personnes, où il protège la liberté de chacun.
Le vote à distance n'est possible que si les statuts le prévoient. Si ce n'est pas le cas et que vous voulez l'utiliser, c'est une modification de statuts à faire voter d'abord.
Le procès-verbal
Le procès-verbal est la mémoire de l'assemblée. Il indique la date, le nombre de présents et de représentés, le quorum atteint, chaque résolution avec le résultat du vote, et les personnes élues. Il est signé par le président et le secrétaire de séance.
Conservez-le avec les statuts et les comptes : c'est lui que la banque, l'école ou un futur bureau vous demanderont.
Après l'assemblée : les déclarations
Si l'assemblée a élu de nouveaux dirigeants ou modifié les statuts, ces changements doivent être déclarés dans les trois mois, en ligne ou auprès du greffe des associations. Sans cette déclaration, les anciens dirigeants restent les responsables officiels de l'association. Pensez aussi à mettre à jour les signataires du compte bancaire.
Pour la suite, voir comment réussir la passation de bureau.
Avec toGaether
Dans toGaether, la liste des membres et de leurs cotisations est tenue au fil de l'année : vous savez à tout moment qui peut être convoqué et qui peut voter. Le procès-verbal et les statuts se rangent dans les documents de l'association, et les rôles du nouveau bureau s'attribuent sans perdre l'historique du précédent.
Cet article donne des repères généraux ; les règles exactes de votre assemblée sont celles de vos statuts.
