Une école prête des salles à ses associations, leur verse des subventions, les laisse utiliser son nom. Les associations, elles, organisent la vie du campus. Sans document qui fixe les règles, chaque nouveau bureau les redécouvre, et chaque incident devient une discussion. La convention école–association sert à cela : écrire, une fois, qui fait quoi.
Pourquoi une convention
La convention clarifie la relation, dans les deux sens :
- l'école sait ce que l'association s'engage à faire (assurance, bilan, respect du règlement) et peut suivre ses engagements ;
- l'association sait ce qu'elle peut attendre (locaux, subvention, communication) et à quelles conditions ;
- en cas de problème, chacun peut s'y référer, plutôt que de s'en remettre à la mémoire d'un ancien bureau.
Elle devient obligatoire dans un cas précis : lorsqu'une autorité administrative verse à une association une subvention de plus de 23 000 € par an, une convention doit en définir l'objet, le montant et les conditions d'utilisation (article 10 de la loi du 12 avril 2000).
Les clauses essentielles
Identification des parties. L'école, l'association (nom, numéro RNA, siège), et les signataires avec leur qualité.
Objet et durée. Ce que couvre la convention, pour combien de temps (souvent une année universitaire), et comment elle se renouvelle.
Engagements de l'association. Par exemple :
- tenir ses statuts et la composition de son bureau à jour, et en informer l'école ;
- être assurée en responsabilité civile, et fournir chaque année l'attestation ;
- déclarer ses événements à l'avance selon la procédure de l'école ;
- présenter chaque année un bilan d'activité et un bilan financier ;
- respecter le règlement intérieur de l'école et la réglementation (bizutage, alcool, sécurité).
Engagements de l'école. Locaux, matériel, soutien administratif, accès aux outils de communication, éventuellement subvention.
Locaux et matériel mis à disposition
Précisez quels locaux, à quels horaires, pour quels usages, et qui en a les clés. Indiquez aussi qui est responsable en cas de dégradation, et ce que l'association doit remettre en état en partant. Une liste du matériel prêté, signée, évite bien des discussions à la fin de l'année.
Subventions : conditions et bilan
Si l'école verse une subvention, la convention en fixe les conditions : montant ou mode de calcul, calendrier de versement, dépenses éligibles, et bilan attendu en fin d'exercice. Pour une subvention publique de plus de 23 000 €, un compte rendu financier doit être remis dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Voir piloter les subventions d'une école.
Communication et usage du nom de l'école
L'association peut-elle utiliser le nom et le logo de l'école ? Sur quels supports, avec quelle validation ? Peut-elle démarcher des partenaires en se présentant comme « association de l'école » ? Écrivez-le, dans un sens comme dans l'autre.
Durée, renouvellement, résiliation
Prévoyez comment la convention prend fin : à son échéance, d'un commun accord, ou en cas de manquement grave, après une mise en demeure restée sans effet. Précisez ce qui se passe alors pour les locaux et les sommes versées non utilisées.
Avec toGaether
Dans toGaether, l'école génère les conventions de toutes ses associations en une fois, au format PDF, et les leur envoie. Chaque association voit son dossier de conventionnement : statuts à jour, récépissé de déclaration, attestation d'assurance, bureau complet. L'école suit l'état de chaque dossier et relance les pièces manquantes.
Cet article donne des repères généraux ; le contenu exact d'une convention dépend du statut de l'établissement et de sa politique de vie étudiante.
