Un tableur pour la liste des membres, une cagnotte pour les cotisations, des cartes plastifiées qu'on oublie à la maison, et un trésorier qui recoupe le tout à la main : c'est encore le quotidien de beaucoup d'associations étudiantes. L'adhésion en ligne remplace ces quatre outils par un seul parcours.
Le parcours d'adhésion
L'étudiant adhère depuis son téléphone : il trouve l'association dans l'annuaire de son école, ou saisit un code d'adhésion qu'elle lui a donné, puis il choisit son tarif. Selon le réglage de l'association, l'adhésion est immédiate, ou soumise à la validation du bureau ; dans ce cas, l'étudiant est prévenu de la réponse.
Côté bureau, la liste des membres se tient toute seule : qui a adhéré, quand, à quel tarif, et si la cotisation est réglée.
Encaisser la cotisation
La cotisation se paie en ligne par HelloAsso, gratuit pour les associations : HelloAsso se finance par une contribution volontaire proposée au payeur, et toGaether ne prend aucune commission par-dessus. Le paiement arrive sur le compte de l'association, et l'étudiant reçoit un reçu d'adhésion.
Le trésorier n'a plus rien à recouper : chaque cotisation est rattachée au bon membre et au bon tarif, et apparaît dans la trésorerie de l'association.
La carte de membre dans le téléphone
Une fois l'adhésion active, l'étudiant retrouve sa carte de membre dans l'application. Elle porte un QR code : il la montre pour obtenir les avantages de l'association chez ses partenaires, ou à l'entrée des séances et des événements.
La carte se vérifie par un simple scan, qui indique si l'adhésion est en cours de validité au moment même : une capture d'écran d'une carte expirée ne trompe personne.
Des tarifs réservés aux adhérents à jour
L'adhésion ouvre des avantages concrets. Dans la billetterie d'un événement, une formule peut être réservée aux adhérents à jour de leur cotisation : l'application le vérifie au moment de l'achat. Plus besoin de contrôler les cartes une à une à l'entrée pour appliquer le bon tarif.
À l'entrée d'un événement ou d'une séance
À l'entrée, l'équipe scanne les billets et les cartes de membre depuis son propre téléphone. Pour les activités récurrentes (entraînements, ateliers), le scan de la carte sert aussi à pointer les présences de chaque séance.
Ce que l'association y gagne
- une liste de membres à jour, sans ressaisie ;
- des cotisations encaissées et rapprochées automatiquement ;
- des avantages réservés aux adhérents, appliqués sans contrôle manuel ;
- un historique qui reste à l'association, d'un bureau à l'autre.
Pour la billetterie des grands événements, voir la billetterie d'un gala avec HelloAsso.
