Le gala, le WEI ou la soirée d'intégration sont souvent les plus gros budgets de l'année d'une association étudiante. Ce sont aussi ceux où une billetterie mal préparée coûte le plus cher : places vendues au-delà de la jauge, adhérents qui paient le tarif extérieur, file d'attente interminable à l'entrée. Voici comment organiser une billetterie qui tient la route.
Pourquoi HelloAsso
HelloAsso est une plateforme de paiement conçue pour les associations. Elle est gratuite pour l'association : pas d'abonnement ni de commission prélevée sur les ventes. Elle se finance par une contribution volontaire proposée au payeur au moment du paiement, qu'il peut modifier ou refuser.
Les paiements sont encaissés sur le compte HelloAsso de l'association, puis reversés sur son compte bancaire. Il faut donc que l'association soit déclarée et dispose d'un compte bancaire à son nom (voir créer une association étudiante).
toGaether utilise HelloAsso pour encaisser les paiements et ne prend aucune commission de plateforme par-dessus.
Préparer la billetterie avant d'ouvrir les ventes
Fixer la jauge
Partez de la capacité réelle du lieu et des contraintes de sécurité, pas du nombre de billets que vous aimeriez vendre. La jauge de l'événement est le plafond au-delà duquel plus aucun billet ne se vend, toutes formules confondues.
Construire les formules
Une formule, c'est un prix, un public et éventuellement un quota. Par exemple :
| Formule | Prix | Public | Quota |
|---|---|---|---|
| Prévente | 35 € | Tous | 100 billets |
| Adhérent | 40 € | Adhérents à jour de cotisation | — |
| Standard | 50 € | Tous | — |
| Extérieur | 60 € | Invités d'autres écoles | 80 billets |
Deux points d'attention :
- Réservez les tarifs adhérents aux adhérents à jour. Sinon, tout le monde choisit le moins cher. La vérification doit se faire à l'achat, pas à l'entrée.
- Le quota d'une formule s'inscrit dans la jauge, il ne la remplace pas : 100 billets de prévente sur une jauge de 400, c'est 300 billets restants pour les autres formules.
Prévoir les cas particuliers
Les codes promo servent aux partenaires ou aux membres de l'équipe d'organisation ; les invitations aux intervenants, à la direction, aux sponsors. Une liste d'attente permet de revendre les places libérées sans rouvrir les ventes à tout le monde.
Le jour J : contrôler les billets
Chaque billet porte un QR code unique. À l'entrée, l'équipe le scanne avec un téléphone : le billet valide passe au vert, un billet déjà scanné ou annulé est refusé. Prévoyez plusieurs scanners en parallèle au moment du rush, et un point « problème » à l'écart de la file pour les cas à régler à la main.
Après l'événement
Faites le bilan tant que les chiffres sont frais : billets vendus par formule, recettes, dépenses, résultat. Si l'école a subventionné l'événement, c'est ce bilan qu'elle attendra (voir demander une subvention).
Avec toGaether
Dans toGaether, l'événement porte sa jauge, ses formules et tarifs (dont celles réservées aux adhérents à jour de cotisation), ses quotas, ses codes promo, ses invitations et sa liste d'attente. Les paiements passent par le compte HelloAsso de l'association, les participants retrouvent leur billet dans l'application mobile, et l'équipe contrôle les QR codes à l'entrée depuis son téléphone. Les recettes arrivent directement dans la trésorerie de l'association, déjà rattachées à l'événement.
Plusieurs associations organisent ensemble ? Un événement peut être co-organisé, y compris entre écoles, avec une répartition des coûts entre les associations.
